Que lo importante no se convierta en urgente
¿Te has dado cuenta que en tu día a día no abordas cuestiones que son importantes y dilatas la toma de decisiones hasta que se convierten en urgentes? Es importante que sepamos gestionar nuestro tiempo para que lo que nos resulta urgente no termine desplazando aquellas cosas que consideramos verdaderamente importantes.
Sandra Alonso, doctora en Psicología y Ciencias de la Salud de la mutua Umivale Activa, nos da claves para aprender a prevenir estas situaciones que nos provocan estrés, que nos roban nuestro tiempo y terminan por no focalizar nuestra energía en áreas trascendentes para nosotros.
Este artículo forma parte del programa de Bienestar Emocional de la Escuela de Salud de Umivale Activa, donde se aborda el equilibrio emocional desde el enfoque fisiológico, cognitivo y conductual.
La gestión del tiempo
¿Terminas el día con una sensación positiva o negativa? Probablemente sea negativa si no has sido capaz de alcanzar los objetivos planteados a pesar de no haber parado en todo el día.
Cada vez que iniciamos un proyecto, un curso, una jornada laboral, etc. debemos plantearnos un objetivo general que queremos conseguir (y que será nuestro faro, al que no podemos perder de vista) y varios objetivos secundarios que ayuden a su consecución.
Todas las cosas importantes se tienen que planificar para que no se conviertan en urgentes. Cuando nos perdemos en tareas inacabadas y reuniones o actividades pospuestas nos bloqueamos. En ese momento tenemos que aprender a parar y volver a priorizar.
Sandra Alonso utiliza la metáfora del frasco de la vida para explicar la gestión del tiempo y las prioridades. El frasco tiene una capacidad limitada. Si metemos en primer lugar las tareas no importantes, los imprevistos y las distracciones (arena) y después metemos nuestras funciones y tareas importantes (piedras pequeñas), cuando queramos meter la piedras grandes (tareas urgentes) se habrá agotado el tiempo y no habrá espacio.
Si nos aseguramos de meter primer las piedras grandes, cuando metamos las pequeñas ocuparan los espacios entre las grandes, y lo mismo ocurrirá con la arena, que ocupará los espacios disponibles. De esta forma, reservando los espacios disponibles para las piedras grandes, planificando, hay espacio para todo. Incluso habrá espacio para tomar una cerveza o café con los amigos.
La matriz Eisenhower
“Lo que es urgente, casi nunca es importante; y lo que es importante, casi nunca es urgente”. Es una frase que se le atribuye a Eisenhower, el que fuera presidente de los Estados Unidos fue también militar y destacó por ser un gran planificador.
De hecho es conocida la matriz Eisenhower, una herramienta de gestión del tiempo que califica las tareas en urgentes e importantes. Sirve para jerarquizar la carga de trabajo y distinguir entre las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse o incluso eliminarse.
Así, dividiremos la hoja en cuatro recuadros.
- En urgente e importante deberemos anotar las tareas que influyen en mis objetivos a corto plazo que tenemos que hacer.
- En importante pero no urgente las tareas que influyen en mis objetivos a medio o largo plazo y que podemos planificar.
- En urgente pero no importante aquellas tareas que podemos delegar porque no aportan nada a nuestros objetivos
- Y en no importante ni urgente el resto de tareas que distraen, que se pueden aplazar o directamente eliminar.
