Que el que és important no es converteixi en urgent
T'has adonat que en el teu dia a dia no abordes qüestions que són importants i dilates la presa de decisions fins que es converteixen en urgents? És important que sapiguem gestionar el nostre temps perquè el que ens resulta urgent no acabi desplaçant aquelles coses que considerem veritablement importants.
Sandra Alonso, doctora en Psicologia i Ciències de la Salut de la mútua Umivale Activa, ens dona les claus per a aprendre a prevenir aquestes situacions que ens provoquen estrès, que ens roben el nostre temps i acaben per no focalitzar la nostra energia en àrees transcendents per a nosaltres.
Aquest article forma part del programa de Benestar Emocional de l'Escola de Salut d’Umivale Activa, on s'aborda l'equilibri emocional des de l'enfocament fisiològic, cognitiu i conductual.
La gestió del temps
Acabes el dia amb una sensació positiva o negativa? Probablement és negativa si no has estat capaç d'aconseguir els objectius plantejats malgrat no haver parat en tot el dia.
Cada vegada que iniciem un projecte, un curs, una jornada laboral, etc. hem de plantejar-nos un objectiu general que volem aconseguir (i que serà el nostre far, al qual no podem perdre de vista) i diversos objectius secundaris que ajudin a la seva consecució.
Totes les coses importants s'han de planificar perquè no es converteixin en urgents. Quan ens perdem en tasques inacabades i reunions o activitats posposades ens bloquegem. En aquest moment hem d'aprendre a parar i tornar a prioritzar.
Sandra Alonso utilitza la metàfora del flascó de la vida per a explicar la gestió del temps i les prioritats. El flascó té una capacitat limitada. Si fiquem en primer lloc les tasques no importants, els imprevistos i les distraccions (sorra) i després fiquem les nostres funcions i tasques importants (pedres petites), quan vulguem ficar la pedres grans (tasques urgents) s'haurà esgotat el temps i no hi haurà espai.
Si ens assegurem de ficar primer les pedres grans, quan fiquem les petites ocupessin els espais entre les grans, i el mateix ocorrerà amb la sorra, que ocuparà els espais disponibles. D'aquesta manera, reservant els espais disponibles per a les pedres grans, planificant, hi ha espai per a tot. Fins i tot hi haurà espai per a prendre una cervesa o cafè amb els amics.
La matriu Eisenhower
“El que és urgent, gairebé mai és important; i el que és important, gairebé mai és urgent”. És una frase que se li atribueix a Eisenhower, el que fora president dels Estats Units va ser també militar i va destacar per ser un gran planificador.
De fet és coneguda la matriu Eisenhower, una eina de gestió del temps que qualifica les tasques en urgents i importants. Serveix per a jerarquitzar la càrrega de treball i distingir entre les tasques que han de resoldre's al més aviat possible i les que poden posposar-se, delegar-se o fins i tot eliminar-se.
Així, dividirem la fulla en quatre requadres.
- En urgent i important haurem d'anotar les tasques que influeixen en els meus objectius a curt termini que hem de fer.
- En important però no urgent les tasques que influeixen en els meus objectius a mitjà o llarg termini i que podem planificar.
- En urgent però no important aquelles tasques que podem delegar perquè no aporten res als nostres objectius
- I en no important ni urgent la resta de tasques que distreuen, que es poden ajornar o directament eliminar.
