Novedades en el procedimiento de comunicación de los partes de baja, confirmación y alta médica

La rápida evolución de los sistemas informáticos ha ocasionado cambios constantes en la forma de comunicación entre la ciudadanía, empresas y administración. Estos cambios también han llegado al sistema de gestión de la incapacidad temporal, y de aquí que se introduzcan novedades legislativas en la tramitación de estos procesos.

De este modo, desde el 1 de abril de 2023 entran en vigor importantes cambios en las obligaciones que hasta ahora tenían las personas trabajadoras y las empresas en los procesos de incapacidad temporal.

Estas modificaciones vienen reguladas por las siguientes normas:

El Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración.

La Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, por la que se modifica la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración.

Principales novedades

Las novedades más destacables son las siguientes:

1. Se suprime la segunda copia del parte médico de incapacidad temporal dirigida a la empresa. Por lo tanto, se elimina la obligación de la persona trabajadora de recibir y presentar los partes médicos de incapacidad temporal a la empresa.
2. Será el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) el que, por vía telemática, comunicará a las empresas los datos relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta.
3. Las empresas únicamente deberán remitir al INSS los datos económicos necesarios en los partes de baja. Se suprime la obligación de las empresas de transmitir dicha información en los partes de confirmación y de alta.

Así, en el nuevo parte RED se incluyen dos nuevos campos de datos a informar: relativos al puesto de trabajo y a la descripción de funciones de la persona trabajadora. Estos nuevos campos son relevantes para el control médico respecto a los procesos de incapacidad temporal de los trabajadores/as que deba realizar el INSS y las Mutuas, puesto que podrán ajustar la duración de los procesos y por tanto la reincorporación al trabajo, en función de las tareas realizadas por estos. Es recomendable cumplimentar el campo teléfono de la persona trabajadora para hacer el correspondiente control de la incapacidad temporal por parte de la Mutua colaboradora con la seguridad social.

A continuación, se proporciona información más detallada.

Modificaciones a tener en cuenta

¿Cómo se tramita el parte médico?

Antes de esta reforma, la normativa determinaba que el facultativo médico debía expedir los comunicados médicos de baja, confirmación y alta y debía entregar a la persona trabajadora dos copias, una para ella y otra copia para entregar a la empresa. El trabajador/a disponía de tres días para entregar los comunicados médicos a la empresa. En el caso de alta, debía entregarlos dentro de las 24 horas siguientes.

Esta burocracia podía resultar perjudicial para la persona, puesto que no debemos olvidar que se encontraba en una situación de incapacidad laboral.

Asimismo, los servicios públicos de salud y las Mutuas colaboradoras con la Seguridad Social, en su caso, debían remitir como máximo el primer día hábil siguiente a la expedición los comunicados al INSS por vía telemática. También las empresas, tras la comunicación por parte del trabajador/a, debían comunicar al INSS a través del Sistema RED dichos comunicados.

Así pues, tras la publicación del Real Decreto 1060/2022 se modifica este procedimiento y, a partir del 1 de abril del 2023, el procedimiento será el siguiente:

1. El Servicio Público de Salud o la Mutua Colaboradora deberá remitir los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación o alta al INSS por vía telemática, y en todo caso dentro del primer día hábil siguiente al de expedición.
2. El INSS, a su vez, por vía telemática, comunicará a las empresas los datos relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta. La comunicación será a través de los Ficheros INSS Empresas  - FIE y FIER, que se envían a través de los programas SILTRA o EDITRAN, y que permiten a cada empresa a diario conocer la situación de sus trabajadores/as respecto a las prestaciones de la Seguridad Social que pudieran generar.
3. Las Empresas tendrán la obligación de transmitir al INSS a través del Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED) de manera inmediata, y como máximo, en el plazo de tres días hábiles contados desde la recepción de la comunicación de baja médica, los datos necesarios para tramitar el proceso de incapacidad temporal. A tener en cuenta:
   • El contenido de estos datos viene determinado en la Orden ISM/2/2023 de 11 de enero y los detallaremos a continuación.
   • Las empresas únicamente deberán remitir los datos en los partes de baja.
   • En el supuesto de incumplimiento por parte de la empresa de esta obligación,  podrá ser sancionada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21.4 del Texto Refundido de la Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social con una multa por importe que va de los 70 a 750 euros.
   • La citada transmisión no será obligatoria cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa o empleador no tenga obligación de incorporarse al sistema RED.

Por último, el INSS deberá facilitar a la Tesorería General de la Seguridad Social los datos de las personas trabajadoras que se encuentren en una situación de incapacidad temporal, para que pueda determinar las cantidades a compensar en la cotización por parte de la empresa como consecuencia del pago delegado de la prestación de incapacidad temporal. Si la empresa no se ha compensado dicho pago a través de su deducción, la empresa podrá reclamar el pago delegado directamente al INSS, al Instituto Social de la Marina o ante la Mutua Colaboradora.

¿Cuáles son los datos económicos a remitir al INSS?

1. Se modifican los modelos de los partes médicos de baja/alta y de confirmación de la incapacidad temporal. Se incluyen los nuevos modelos como Anexos I y II en la Orden ISM/2/2023.
2. Las empresas solamente deberán remitir al INSS los datos económicos (bases de cotización, Código Cuenta Cotización (CCC), etc.) en los partes de baja, siempre y cuando exista en la base de datos del INSS, un parte de baja previamente comunicado a la empresa vía telemática (FIE/FIER). Por tanto, se suprime la obligación de las empresas de transmitir información al INSS en los partes de confirmación y de alta que se pudieran expedir a la persona trabajadora durante el proceso de Incapacidad Temporal.
3. Como novedad, en el Modelo III de la Orden ISM/2/2023 relativo a los datos económicos a cumplimentar por la empresa se han introducido dos campos nuevos, como ya hemos indicado anteriormente, relativos al puesto de trabajo y a la descripción de funciones de la persona trabajadora.

Otras novedades

1. En los procesos de incapacidad temporal con una duración estimada inferior a cinco días naturales en los que el facultativo puede emitir el parte de baja y alta en el mismo acto médico, se establece como novedad que la persona pueda solicitar un reconocimiento médico en el día fijado para el alta. El médico podrá emitir un documento de confirmación de baja si considera que el trabajador/a no se ha recuperado.
2. En los procesos de incapacidad temporal con una duración estimada superior a cinco días naturales, se introduce la posibilidad de que el facultativo médico pueda fijar una revisión médica en un periodo inferior al fijado en cada caso.
3. El parte médico de alta expedido por la inspección médica del INSS o ISM, se comunicará a la mutua de forma inmediata y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su recepción. A su vez, la entidad gestora comunicará a la empresa, para su conocimiento, los datos meramente administrativos de los partes de alta médica de sus personas trabajadoras, como máximo, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.

Estas novedades entran en vigor a partir del 1 de abril del 2023 y afectan tanto a los nuevos procesos de incapacidad temporal como a los que están en curso y no hayan superado los 365 días.

Tessa Cabré Serrano

                                                                       Abogada del Área de Asesoría Jurídica Institucional, umivale Activa, Mutua Colaboradora con la Seguridad Social nº 3

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